【E家原创】《哈佛管理导师》系列课程学习笔记 – 设定目标
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本文为《哈佛管理导师》(Harvard ManageMentor [HMM])系列课程学习总结,属E家分享独家原创。

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设定目标

目标设定,是个人成功与职业成功的关键所在。了解如何设定正确的目标之后,你就可以提高团队和个人的表现。通过本课程学习目标为何重要、目标有哪几种类型,以及如何对齐目标以提升工作有效性。

了解如何

  • 设定部门和员工目标
  • 促使成功实现目标
  • 评估目标及其实现过程

为何设定目标?

设定目标的目的在于帮助您确定如何集中资源和分配时间。学习如何确立正确的目标,即能够有效提高您自己或您团队表现的目标。

什么是目标设定?

目标设定是一个流程,您可藉此确定能够为您、您的团队或您的组织创造价值的目标。设定目标就是承诺实现某些结果,并制定计划力求实现预期结果。

设定并实现目标是一种极为重要的个人和组织技能。学习如何制定清晰的目标,并明确实现目标的方法,从而打造一种成功文化。

目标为何如此重要

目标通常包括具体的行动计划,也就是说,目标是所有活动的最终目的。目标,也意味着您需要负责取得某些特定成果。

通过设定目标,您和您的团队即可以确定工作的方向以及内容。如果您与下属一起设定具体且有挑战性的目标,您便可帮助自己及下属获得优秀的表现。

从以下几个方面来看,设定有效的目标可以提高绩效并增强您和团队的积极性:

  • 目标会促使行为改变。当您确立了一个清晰而令人信服的目标时,您会充满动力并积极采取全新措施去努力实现这一目标。
  • 目标可给人指引方向。设定目标时,您自然会将注意力放在将要采取的后续行动上。因此,您会对自己进行心理暗示,将自己引往正确方向,并根据自己的想法采取相应的行动。
  • 目标可产生持续的动力。在您向目标迈进时,会感觉付出得到了回报。这种感觉会刺激大脑释放一种叫做多巴胺的化学物质,这种物质可改善您的心情,使您充满活力,让人欲罢不能。
  • 目标可带来反馈。如果您在努力实现既定目标的同时改变了自己的行为方式,那么您会得到反馈。通过这些反馈,您可以了解自己是否正朝着目标迈进,也可以在实现目标的过程中进行适当的调整。
  • 目标可塑造人格魅力。确定目标的过程有助于您深入了解对自己真正重要的东西。在实现目标的过程中,您会提高自身效率,进而塑造自己的人格魅力。

目标类型

身为管理者,您需要设定多种目标:

以组织为核心的目标

以组织为核心的目标确定了您和您的团队为了为部门及组织创造价值而需完成的任务。其中包括:

  • 部门目标:整个团队努力完成的目标。
  • 个人目标:每名员工为实现部门目标而应做出的贡献。
个人发展目标

为了实现个人的发展,您和每位员工都需要设定个人发展目标。这类目标可与您的个人生活以及职业生涯有关。

长期和短期目标

不同的目标时限也不尽相同。某些目标您计划在一两个月内实现;有些目标则需要更长乃至几年的时间才能完成。通常来说,实现短期目标可让您取得一些小成功,从而激励并鼓励您朝着更重大的长期目标努力。

目标一致性

当个人、部门及组织目标协调一致时,这些目标会相互支撑,而不会相互制约。目标一致性有助于组织战略的执行,并带来这些战略所承诺的价值,例如提升市场领导力、创新能力或盈利能力等。

组织内各个层级所掌握的信息都有助于组织战略的敲定。
对齐目标:
一旦各级管理者和员工知道了高层战略是什么,他们就可以设定支持该战略的目标。此外,个人及部门可以探讨他们设定的目标如何相互作用和影响,这样他们才能够帮助彼此实现目标。了解这种相互依赖关系具有至关重要的意义。例如,某一部门需要另一部门提供哪些信息才能实现其新设定的目标?某一部门需要为另一个部门完成哪些任务?

所有员工都需要了解自己的工作目标如何支持部门目标,以及部门目标的实现如何帮助组织实现其战略目标。

下面四种技巧可以帮你设定和实现目标。

  1. 首先,明确了解你希望实现什么目标。同时,要考虑你需要采取哪些具体行动才能实现目标。
  2. 第二,决定何时何地你需要按照目标行事。
  3. 试着转变心态,相信“我会变得更好”,而不是用难以企及的完美标准来严格要求自己。
  4. 最后,专注于你要做的事情,而不是你不做的事情。

记住,你并不需要为了更成功而成为一个不同的人。成功与否,不在于你是谁,而在于你做的事。


设定目标

设定的目标直接关系到组织、团队以及您自己是否能够取得成功。学习如何为您的团队、员工以及您自己确立最有可能实现的目标。

目标设定过程

选择合适的目标
在工作中,您会设定许多不同的目标。通常,您可能需要考虑如何让团队运转更顺畅、应履行什么新职责以及如何让下属更有协作精神。

您所面临的挑战是,理清所有顾虑,并设定能够为您的团队和组织创造最多价值的目标。下面我们来看一下,要做到这一点,首先可以采用哪些方法。

与团队进行头脑风暴

与团队探讨以下问题:

  • 为支持组织目标,我们需要实施哪些举措?
  • 我们如何才能最大限度地提高团队绩效?
  • 我们的客户需要什么?
  • 市场正如何改变?如何有效利用新机会并从容应对这些变革带来的新威胁?
运用您的人际网络

与组织内的其他同事就两方面进行讨论:他们在竞争激烈的环境中所看到的情况,以及他们对组织战略优先事项的了解。与重要供应商和客户交流,了解外部人士如何看待您组织的声誉及产品。根据收集到的信息以及自己的想法,为团队设定目标。

确定目标的优先次序

您需要确定目标的优先级,即确定要努力实现的目标,及其先后顺序。

要确定目标的优先级,应思考哪些目标会:

  • 为组织创造最多价值(如提升效率或获得全新战略优势)
  • 可以最大限度地提高团队绩效,例如生产力、工作效率或盈利能力
  • 使团队占据最佳优势,在未来取得更大成功

如果组织或团队有太多目标且相互冲突,那么将难以实现最重要、最有价值的目标。确定目标优先级的一种方法是,将目标并排放在一起作比较,然后决定当下的重点目标,以及后续再关注的目标。挑出非当前极需优先考虑、但仍然有价值的目标,留到以后再予以关注。

优先级 A、B 和 C

此外,您还可以审视您的目标列表,并按照优先级将目标划分为 A 级、B 级和 C 级。
您可以根据两个标准来确定目标的优先级:

  • 价值:实现目标可以给您的团队和/或组织带来的益处。
  • 重要性:特定目标的实现对团队或组织目标的支持程度。

在了解这些价值标准及其重要性之后,请执行以下几个步骤:

  1. 查看列表上的各个目标,确定每个目标的优先级为 A、B 还是 C。
    • A 级目标的价值和重要性较高。
    • B 级目标的价值和重要性为中等。
    • C 级目标具有一定价值但当前的重要性不高。
  2. 将 C 级目标暂时放在一旁、转给他人或从列表中划掉。
  3. 重新审视 B 级目标。如果您认为其中有些目标值得花时间去实现,则将其重新指定为 A 级;反之,将其改为 C 级。直接忽略重新指定为 C 级的目标,或将其转给其他人。
  4. 将目前位于 A 级列表中的目标指定为优先级最高的目标。
  5. 根据 A 级目标的相对重要性划分其优先级。不要仅仅因为目标是短期的,就想当然地认为其重要性会自然大于长期目标。
  6. 写下根据重要性排名的最终版 A 级目标列表。
  7. 务必定期检查目标列表,确保这些目标仍反映了团队及组织的优先事项。

为新目标腾出空间
为了腾出时间和精力来实现您想设定的新目标,您可能不得不减少日程表上的其他活动。例如:

  • 思考所有工作任务是否确有其必要。有些任务和项目可能已经不重要,您可将其从职责列表中删除。其他任务和项目可委派给与您具有同样能力资格的人,以及十分看重这种机会,接手委派工作后可获得新技能或知识的人。此外,还有一些项目可以延后,但要确保不会造成不良后果。
  • 重新评估您的工作方式。如果您发起或参加过太多持续时间较长的会议,或您日常工作中会一直被打扰,则可以设法避免或减少这些会浪费时间的活动。例如,设定一对一会谈,期间专心与下属进行沟通,同时明确定义在哪些时间段内,除非有紧急事件,否则您将专注于工作。
使员工目标与部门及组织目标保持一致

每名下属都需要设定能够支持团队目标的个人目标,进而支持组织目标的实现。您的职责是帮助员工完成这一过程。每名员工都应该知道:

“组织的目标是_。本部门对该目标的贡献是___。我个人努力的目标是____。”

要提供这种支持,您需要:

  • 确保团队所有成员都清楚了解团队目标、个人目标以及您对其工作的期望。
  • 要求他们制定或修改个人目标,并将目标明确表达出来。
  • 商讨特定目标的细分任务,包括您在支持其实现目标过程中所发挥的作用。
  • 描述您对团队成员的期望。确保每名成员都知道每个目标由谁负责。
  • 将绩效评估与目标实现情况挂钩。

帮助团队成员设定个人目标

  • 在您的下属设定个人目标时,尽可能为其提供建议并对目标加以规范,尤其是在时限方面给出意见。
  • 为员工提供足够的资源与职权,确保员工能够顺利完成工作。
  • 鼓励员工考虑那些需要接受额外培训的目标,并提供培训。
  • 让员工决定如何评判目标的实现情况。

有效目标的特征

最有效的目标具有若干基本特征:

挑战性

有效目标会激起您和您的团队“拓展”个人能力的斗志,而不会让任何人望而却步或丧失动力。
拓展性目标的特性如下:

  • 极其困难:这类目标远远超出了团队或组织的现有能力和绩效水平。
  • 无比新颖:需要采用全新的方法才能实现。
    目标具有拓展性是好的,但也必须可行。设定挑战性目标时,确保您有一项稳健的计划以及实现目标所需的资源。如果目标不合理,造成目标无法实现,可能会令所有参与人员感到十分沮丧、挫败。一项针对组织拓展性目标的研究发现,成功实现这类目标似乎一直与两个因素有关:
  • 近期绩效表现。如果您的团队刚刚取得一项傲人成果,超越了一个具有历史意义的重要标杆,那么实现拓展性目标的机会就更大。为什么?因为胜利会对个人态度及行为产生积极影响。在面临一项异常艰难的任务时,团队中最近取得重大成功的员工将更有可能看到机会,表现出乐观态度,并在必要时展现出灵活性,从而取得另一项成功。
  • 剩余资源。如果团队所具备的资金、知识、技能、专业能力、人员、设备及其他资源超出实际需要,那么可将这些多余资源用于尝试新的做事方式,从而实现拓展性目标,并从失败中站起来。
平衡

有些目标可以进行量化评估,也就是借助数字来评估。但许多重要目标都是质化的,并不能简单用数字来表达。
虽然团队质化目标的实现似乎很难衡量,但您在目标设定过程中一定要包含这类目标,并针对这类难以衡量的目标思考其进度评估方式。

清晰地表述

有效目标必须明确无误地表述出来。这种清晰明确的表述可让大家都能理解团队计划要实现的确切目标。表述清晰明确还可增强团队实现目标的决心,同时也降低了在团队是否实现目标的问题上存在分歧的可能性。

采用“SMART”原则有助于用清晰明确的语言表述目标:

  • 明确性。明确定义要完成的目标。
  • 可衡量性。使用量化或质化评估手段来衡量是否成功。
  • 行动导向性。可通过具体行为或流程来实现。
  • 现实性。在现有条件(如时间和资源)下切实可行。
  • 时限性。可在具体时限内实现。

但是,请记住,您无法通过 SMART 测试来判断目标本身是否为一个好想法。您确定目标及其优先级的过程才有助于您判断哪些是值得追求的目标。
此外,请注意,SMART 原则并不是要您或您的团队设定容易实现的目标。这一原则的最大作用是,确认设定的目标是否清晰明确,而不是确定应关注哪些目标。

发展目标

设定发展目标有助于员工在工作、个人和社区生活中积累储备自身的知识、技能和效能。

在员工设定并实现发展目标时,他们会在职业和个人生活中得到成长,变得越来越高效,对自身取得的成绩越来越满意,同时对其组织而言也越来越有价值。

帮助员工设定发展目标

在帮助团队成员设定职业及个人发展目标时,您需要明确表示,您十分关心员工对自身的期望以及员工如何对组织做出更大贡献。这样一来,您将:

  • 提高员工的工作满意度。让员工积极主动、保持斗志。
  • 提升工作表现。在团队成员根据其职业发展需要学习新技能后,就可以更有效、更高效地完成工作。
  • 降低人员流动率。对于那些志向高远的人才而言,只要给予其进一步发展的机会,他们就会更愿意留在组织之内。成功留住有价值的员工后,您就可以为组织打造一支更强大的员工队伍。与此同时,您还可最大限度地降低员工招聘及新员工培训的成本。对于这类有价值的员工,他们的离职原因往往是希望寻找能够提供更多发展机会的组织。
  • 加大创新力度。当员工有机会实现个人发展目标时,他们通常会将新想法带入工作当中。
为自己设定发展目标

如果您能为自己的工作、个人生活及社区生活设定发展目标,您就能够实现一种健康、平衡的生活,而且您这些领域的效率和满意度都会提升。与此同时,您也为下属树立了榜样,进一步鼓励他们为自己设定发展目标。

您也可以与上司一起设定您自己的发展目标。就目标实现的期望结果达成一种共识,并获得实现这些目标所需要的支持,例如培训或新工作经历等。

如何设定职业发展目标?可以先思考您能为团队工作贡献的独特技能、知识及专长。例如:

  • 应用具体技能,如编制预算或确定员工需求。
  • 支持团队成员的工作,例如为提案提供数据,或辅导个人完成特定任务。
  • 在更广的组织范围内就您所在部门的活动进行沟通,例如获得团队实现目标所需的资源,以及将您团队的目标与其他团队的目标整合在一起。

要设定职业发展目标,不妨思考您希望增强哪些技能或专业知识,获得哪些新技能或专业知识,以及具体实现方法。与上司一起制定实现这些目标的计划。

采用类似流程设定个人发展目标。例如,问问自己针对家人或朋友希望实现什么目标,如何更好地管理自己的健康状况,或者您可为社区贡献哪些技能或知识。


实现目标

当您领导团队采取行动实现目标时,您便是在打造一种成功文化。了解如何帮助自己及团队避开潜在陷阱,并一步步实现目标。

从具体可行的小目标开始

在您和您的团队设定好目标后,就应立即着手执行。

一开始,先专注于若干具体可行的小目标。这些目标可帮助团队成员树立一个明确的方向感,并让他们有机会很快获得成功感。如此一来,团队成员便可在努力实现更大目标的征途上保持充足动力。

将目标分解成任务

要实现一个目标,您必须完成一系列任务。将目标分解成小任务可为您进一步指明方向,给予您更多激励,让您可以循序渐进地推动目标的实现。对于目标所分解出的每一项任务,您都可以确定相应标准,例如完成时限、所需资源以及预期结果等。

分解任务,衡量结果,确定各种资源,确定时间表,并设定阶段性目标。

跨越障碍

在努力实现目标时,您难免会遇到障碍。

在努力实现目标的过程中遇到障碍时,我们通常很容易感到沮丧或变得士气低落。但是不用担心,以下策略可帮助您跨越障碍,增加目标实现的可能性:

  • 将您的目标告诉朋友和同事。他们不仅可以给予支持,还可能会分享一些想法,说明您可以如何面对不可避免的挫折并最终实现目标。
  • 调整那些最终证明是互不相容的目标。相互冲突的目标只会分散您的注意力并占用其他资源。
  • 集中精力完成与最重要的目标相关的任务。抵制自己的冲动,避免将注意力集中在看似紧迫但不重要的任务上。
  • 高瞻远瞩,着眼未来。遇到困难时,一定要提醒自己目标实现后可以获得的种种回报。
  • 实现目标的方式应灵活机动。如果发生的变化超出您的掌控范围,请根据新的形势和环境修改目标实现计划。
  • 如果需要,请寻求帮助,对象可以是高层管理者、直接下属或其他利益相关者。目标得以实现时,所有人都会受益。

避开常见陷阱

在您和您的团队努力实现目标时,应注意避开以下常见陷阱:

  • 忽视与目标无关的优先事项。如果过于狭隘地关注于实现某个特定目标,就会忽略掉与该目标无关但具有同等重要性的问题。
  • 做出不道德行为。如果目标太多,而时间又太少,人们往往会想方设法,为达目的不惜做出不道德行为。
  • 承担无法接受的风险。组织设定的目标会传达这样一则讯息,即领导者注重以及不注重什么。如果过分强调财务目标的重要性,那么就可能会无意间传达了其他讯息,例如安全与名誉等因素的优先级更低。
  • 过度依赖于奖金与奖励。大部分人都会在出色完成任务时获得一种成就感。如果太过于依赖金钱及其他奖励,会令团队丧失内在动力。激励政策若是未经过精心设计,也可能会削弱员工士气。
  • 目光短浅,仅关注短期成效。关注短期绩效目标可以激励团队并带来即时回报,但并不利于组织的长远发展。一旦团队成员们实现了短期目标,就会选择关注其他优先事项,直至下一个任务或业务周期开始。

保持动力

团队成员只有在对为之努力的目标有主人翁意识时,才能长久保持动力。请试试以下建议来帮助成员树立这种意识:

  • 让员工参与目标实现策略的制定。他们会为实现成功而努力,并会觉得实现最终结果是他们每个人的责任。
  • 与成员讨论团队可如何协助实现组织目标。说明为何选择这些挑战性目标,以及实现这些目标对于组织和团队的重要性。确保每个人都了解其中涉及的个人利益。
  • 明确与目标相关的各项任务分别由谁负责。如果团队成员都认为某个任务由其他团队成员负责,那么这个任务可能最终就无法完成,而您的目标进度也将会停滞不前。同时,团队士气也可能会受到影响。

更上一层楼

每次团队实现一个目标时,都要借助由此产生的动力和汲取的经验教训,为未来设定稍微更富有挑战性的目标。长此以往,您的团队就会慢慢拥有设定和实现挑战性目标的重要技能。


评估目标

实现目标并不意味着这一过程的终结。学习本课程,了解目标评估与经验总结为何与目标实现同等重要。

监控进度

在实现目标的过程中,您需要时时确保自己并未偏离正轨,这与清点日常工作事项同样重要。

持续评估目标

持续评估目标,及时了解情况,并积极修正。
要监控进度,可尝试以下方式:

  • 回顾与目标相关的后续任务以及所需资源。确保每个人都做好充分准备,根据目标实现计划完成这些任务。
  • 在向目标迈进时,确保每位成员都随时了解最新信息。倾听并解决成员提出的顾虑和问题。
  • 如果遇到任何变化,及时修改完成日期;例如,由于完成任务所需的资源未到位而延迟交付日期。审视这些变化对后续任务的影响,并做出相应调整。

重新评估目标

除了定期监控目标进度外,还需要花时间定期回顾,审视目标,并思考这些目标是否仍在为您的团队或组织创造价值且依然十分重要。

您可能会认为,您的目标仍然支持团队或组织的战略或使命,但是优先事项可能已经改变,实现当前目标将无法再创造价值。对于这种情况,您需要根据这些变化来相应调整自己的目标。

如果您需要在执行期间更改目标,请务必三思而行。突然更改目标会令所有正在为之努力的团队成员感到不解与困惑。更改之前,请务必获得团队、高层管理者和其他关键利益相关者的支持。

此外,不要因为遇到人员变动或延迟等通常可控的困难就立即改变目标。如果遇到这类问题,请召集团队成员共同探讨如何应对,以便能回到实现目标的正常轨道上。

确定影响

您和您的团队已实现当前目标,并准备迎接下一个目标。但在此之前,请评估您已实现的目标是否产生了每个人预期见到的效果。

为此,您可以:

  • 确定每个相关人员是否都同意目标已实现。如果大家意见不一,不妨思考最初设定目标时您可能会如何以更具体的方式表述目标;例如,使用 SMART 测试。
  • 评估目标对您的团队、组织及其他相关人员的影响。如果目标未产生预期效果,请思考是否高估了潜在益处。
  • 审视目标是如何实现的,针对导致成功或失败的原因寻求大家的看法。
  • 针对您和团队成员设定和实现目标的过程,找出卓有成效的方面,以及未来需进行改善的方面。

如果您和您的团队未能实现目标,应审视实现目标的整个过程并评估最终结果。找出遭遇的各种困难,并思考这些困难对项目的影响以及您和您的团队是如何解决的。将您学到的经验和教训与他人分享。如此一来,您可以帮助您的团队乃至整个组织改进未来的目标实现方式。

汲取经验

无论您和您的团队是否成功实现了目标,重要的是从设定及实现目标的过程中汲取经验教训。然后,您可在设定新目标和修改现有目标时充分应用这些经验教训。

例如:

  • 如果您和您的团队轻轻松松就实现了目标,那么未来目标就需要更具挑战性。
  • 如果目标太过消耗精力,那么可以稍微降低新目标的难度。
  • 如果目标证明是不切实际的,那么就需要确保新目标在资源(包括时间)方面更加合理。
  • 如果个人缺乏目标实现所需的必要技能,那么就将这类技能的增强或掌握作为今后的优先事项。
  • 如果团队成员失去动力,那就设法让他们一起参与新目标的设定和目标实现方式的制定。此外,还要不断向团队及组织传递新目标的价值。

如果您和您的团队能够从成功和失败中汲取到经验和教训,您未来追求其他目标的路上会更加成功。与团队一起思考如何防止“汲取的教训”变成为“错失的教训”。

确保长期成功

目标的实现并不意味着终结。在您和您的团队庆祝取得的成果之后,可以制定一项计划,以便后续定期回顾此成果。您希望确保所有人的努力都取得了预期效果,并作出所有必要的调整。

询问:

  • 从短期来看,目标是否取得了预期成果?从长期来看又是怎样?
  • 实现这一目标是否造成了意想不到的负面影响?如果会,那么我们应当如何避免?
  • 我们还能从此目标的设定和实现过程中学到什么?

回顾已经实现的目标有助于在团队和组织内营造一种不断改进、追求成功的文化。这种做法表明,您和您的团队知道如何完成工作,也知道如何从经历中汲取经验教训。此外,它还可以激励您和您的团队:当每个人都朝着一个极具挑战性的目标努力,但动力有所减弱时,您可提醒他们以前取得的成功以及为此而付出的努力,让他们恢复斗志、消除顾虑。

【END】

版权归属: E家之长
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